home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / receipt.zip / READTHIS.NOW < prev    next >
Text File  |  1990-05-28  |  8KB  |  178 lines
  1.                  RECEIPT TRANSACTION SYSTEM
  2.                          VERSION 2.0
  3.  
  4.  
  5. The receipt transaction system was created to keep track of
  6. receipts coming in to a business or for home uses.  The
  7. program keeps track of receipts and produces reports of
  8. several different types.
  9.  
  10. The following documentation shows step by step instructions
  11. on how to use this easy-to-use but powerful program.
  12.  
  13. The following paragraphs are listed in the order they appear
  14. on the MAIN PROGRAM MENU.  To bring up this menu on the
  15. screen simply at the DOS prompt type <RECEIPT> and press
  16. <ENTER>.
  17.  
  18. An introduction screen will appear.  At this time simply
  19. press ANY KEY to continue.  When any key is hit the main menu
  20. will then appear on the screen with a list of options.  To
  21. choose an option simply press the function key number listed
  22. beside the option or press the number of the function key.
  23. To EXIT the program press function key number 5.
  24.  
  25.                        ADD TO RECORDS
  26.  
  27. To add a record to your files simply press function key 1.  A
  28. subscreen will then appear.  The computer will ask for a
  29. transaction code.  Enter a transaction code which can be
  30. any kind of coding system you wish.  That is what makes
  31. this program very powerful.  You pick your OWN coding
  32. system.  The computer handles the rest.  Most programs
  33. require that their coding systems are used.  Make up your own
  34. system and enter a code for each type of receipt you have.
  35. For example enter 010 for paychecks from one job and 020 for
  36. paychecks from another job.  After all information is entered
  37. the computer will then produce a screen to verify all the
  38. information before saving it to disk.  If all the information
  39. is correct hit function 1.  To edit the information press
  40. function 2.  To exit to main menu press the escape key.
  41.  
  42.                         VIEW RECORDS
  43.  
  44. To view the records press function 2.  A submenu will appear
  45. asking which method to search by.
  46.  
  47. To search all records press function 1 to view bulk.  The
  48. computer will then ask where to direction the output to
  49. either SCREEN or PRINTER.  Press "S" for screen or "P" for
  50. printer.  To exit to main menu simple press the escape key.
  51. If "P" or "S" is hit, all the records will be displayed
  52. either to screen or the printer.  After all the records have
  53. been displayed the average receipt will be printed and totals
  54. for each code will also be displayed.
  55.  
  56. To search a certain month code press function 2 to view a
  57. certain month code.  Enter the appropriate month code (01-12)
  58. and press <ENTER>.  The computer will then ask where to
  59. direction the output.  Press the appropriate key and all the
  60. records with the transaction date equal to the month
  61. selected will be displayed. To search a certain range of
  62. record numbers press function 3.  The computer will then ask
  63. for a beginning record number and an ending record number.
  64. Enter the values in and press <ENTER> after each prompt and
  65. enter where the information is to be displayed and the
  66. computer will print the range of record numbers.
  67.  
  68. To search for a certain transaction code press function 4.
  69. The computer will ask for the description of the transaction
  70. code.  Enter your transaction code and press <ENTER>.  The
  71. computer will then ask what type of subsearch is to be
  72. performed.  The computer will ask if the subsearch is to be
  73. for a certain month.  Press "Y" for YES or "N" for NO.  If
  74. "Y" is pressed the computer will ask for the month code.
  75. Enter the code and press <ENTER>.  All the records with only
  76. the description and the month code will be displayed.  If "N"
  77. is pressed then the computer will ask if the search is to be
  78. a bulk search or to search all records.  If the search is to
  79. be bulk then press "Y".  If the search is not to be bulk
  80. simply press "N".  If "Y" is pressed then a bulk search is
  81. performed and only the records with the description selected
  82. are displayed.  If "N" is pressed the computer assumes a
  83. range search is to be performed.  The computer will prompt
  84. for the lower and upper record numbers.  Enter each of the
  85. numbers and press <ENTER> after each.  Only the record
  86. numbers with the description and in the range entered will be
  87. displayed.
  88.  
  89.                DELETE LAST DATA RECORD ENTERED
  90.  
  91. To delete the last data record entered simply press function
  92. 3.  A subscreen will then appear.  You must enter the correct
  93. password to erase the last record entered.  This is to
  94. prevent unauthorized persons from erasing your files.  The
  95. password to erase the last file is "ERASE".  Type "ERASE" and
  96. press <ENTER>.  Once the enter key is pressed the record is
  97. lost forever so BE CAREFUL!  The computer erases the last
  98. record stored on the disk and then returns to the main
  99. program menu.
  100.  
  101.                    DELETE ALL DATA RECORDS
  102.  
  103. To delete ALL data records from the disk press function 4.  A
  104. subscreen will then appear.  You must enter the correct
  105. password to erase ALL the files from the disk.  This is to
  106. prevent unauthorized persons from erasing your files.  The
  107. password to erase ALL the records from the disk is "ERASE".
  108. Type "ERASE" and press <ENTER>.  Once the enter key is
  109. pressed ALL the data records on the disk will be lost forever
  110. so be EXTREMELY CAREFUL with this option.  Actually the only
  111. time this option would be used is when you want to give the
  112. program to someone else or at the end of the year to reset
  113. the balances to 0 or some similar reason.  Remember once the
  114. password is entered the records are lost forever and can not
  115. be viewed again.  Make backup copies of your data files or
  116. print them out to a printer before erasing the files.
  117.  
  118.                          EXIT TO DOS
  119.  
  120. To exit back to the DOS operating system press function key
  121. 5.  The program will end and the DOS prompt will appear
  122. once more.
  123.  
  124. *************************************************************
  125.  
  126.  
  127.                 LISTING OF FILES ON THIS DISK
  128.  
  129. REPT.EXE ................................. Main program file.
  130. CNT.CTR .................................. Counter file.
  131. RP***.DAT ................................ Record files.
  132. READTHIS.NOW ............................. This file.
  133.  
  134. ****  DO NOT ERASE ANY FILES OR THE PROGRAM MAY NOT RUN ****
  135.  
  136. *************************************************************
  137.  
  138. THIS IS COPYRIGHTED MATERIAL.  COPYING OF THIS PROGRAM
  139. WITHOUT PERMISSION IS PROHIBITED.
  140.  
  141. The user of this program may copy the program ONLY if the
  142. following conditions are met.
  143.  
  144. 1.  If the user is making a backup copy the program or its
  145.     files.
  146.  
  147. 2.  If the user is passing the program to someone else who
  148.     wishes to try the program to see if he/she wishes the use
  149.     it.
  150.  
  151. 3.  If the new user wishes to use the program, he/she must
  152.     send to the author, listed below, a registration fee.
  153.     This fee registers the user with the author so that when
  154.     further updates of the program are released.  The users
  155.     can be notified.  It also enables the user to user
  156.     support from the author of the program.
  157.  
  158. ************************************************************
  159.  
  160. To register your copy of this program send $10.00 to the
  161. author listed below.  In return you will receive a free copy
  162. of the latest release on either a 3 1/2 or 5 1/4 inch disk.
  163. Please specify which disk size you have.  Also you will be
  164. able to receive user support from the author.
  165.  
  166. Send all questions, comments, or suggestions for later
  167. releases to:
  168.  
  169.                      DAVID W. MARTIN II
  170.                       R.R. #16 BOX 464B
  171.                       BRAZIL, IN  47834
  172.  
  173.                     PHONE  (812) 442-6673
  174.  
  175. When making suggestions for later releases please include a
  176. copy of this documentation so the version number can be used.
  177.  
  178.